Standhoudersvoorwaarden
Regels voor een betrouwbare, veilige en professionele beurs.
1. Organisator en evenement
The Grand TCG Exchange 2027 vindt plaats op 29 en 30 mei 2027 in H27, Lichtenberglaan 1035, 3800 Sint-Truiden. Het evenement wordt georganiseerd door Music Was My First Love vzw. Vragen kunnen worden gericht aan info@thegrandtcgexchange.be.
2. Bestellingen, speciale aanvragen en bevestiging
- Reguliere standplaatsen worden rechtstreeks besteld via de standhoudershop, op basis van de beschikbare formules en voorraad.
- Een bestelling via de standhoudershop is pas definitief zodra de volledige betaling succesvol door de organisator is ontvangen. Het invullen van gegevens of starten van een betaling reserveert op zichzelf geen standplaats.
- Bij een bestelling via de standhoudershop is de standplaats na succesvolle betaling automatisch gereserveerd. Voor deze bestellingen vindt geen afzonderlijke beoordeling of goedkeuring plaats.
- De standhouder ontvangt een bevestiging van de bestelling per e-mail.
- Speciale aanvragen worden afzonderlijk beoordeeld en buiten de normale standhoudershop behandeld. Het indienen van een speciale aanvraag geeft op zichzelf geen recht op een standplaats.
- Een speciale aanvraag is pas definitief gereserveerd nadat de organisator deze schriftelijk heeft goedgekeurd én de volledige betaling van de bijbehorende factuur binnen de vermelde betaaltermijn heeft ontvangen. Goedkeuring zonder betaling of betaling zonder goedkeuring volstaat niet.
- De standhouder controleert zelf of alle gegevens van de bestelling, speciale aanvraag, bevestiging en factuur correct zijn en meldt fouten onmiddellijk aan de organisator.
- Een standplaats mag niet zonder voorafgaande schriftelijke toestemming worden doorverkocht, onderverhuurd, gedeeld of overgedragen.
3. Betaling, prijzen en annulering
- Bij bestellingen via de standhoudershop worden de prijs, inbegrepen voorzieningen en eventuele bijkomende kosten vóór betaling in de shop en het besteloverzicht vermeld. Bij speciale aanvragen worden deze gegevens afzonderlijk schriftelijk vastgelegd en wordt de betaling via een factuur afgehandeld.
- Bij bestellingen via de standhoudershop gebeurt de volledige betaling bij de bestelling. Voor speciale aanvragen geldt de betaaltermijn op de factuur. Zonder volledige betaling is er geen definitieve reservering; bij speciale aanvragen is daarnaast de schriftelijke goedkeuring van de organisator vereist.
- Een annulering door de standhouder gebeurt schriftelijk per e-mail. Bij annulering door de standhouder worden betaalde bedragen niet terugbetaald, behoudens dwingende wettelijke rechten. Het volledige terugbetalingsbeleid is van toepassing.
- Bij niet-opdagen, laattijdige aankomst waardoor deelname redelijkerwijs niet meer mogelijk is, of verwijdering wegens een ernstige overtreding bestaat geen recht op terugbetaling, behoudens dwingend recht.
- Wanneer de organisator het evenement of de geboekte standplaats annuleert, ontvangt de standhouder het betaalde bedrag voor het geannuleerde gedeelte volledig terug. Andere kosten van de standhouder, zoals transport, verblijf, voorraad of personeelskosten, worden niet vergoed, behalve wanneer dwingend recht anders bepaalt.
- Bij een verplaatsing blijft de reservatie geldig voor de vervangdatum. De standhouder kan binnen 14 kalenderdagen na de eerste rechtstreekse kennisgeving per e-mail een terugbetaling van de betaalde standplaatskosten aanvragen.
- Bij overmacht, veiligheidsmaatregelen of omstandigheden buiten de redelijke controle van de organisator kan het evenement worden verplaatst, aangepast of onderbroken. De organisator zoekt dan een redelijke oplossing en communiceert daarover zo snel mogelijk.
4. Verboden en gereglementeerde goederen
De standhouder mag uitsluitend goederen aanbieden die wettig, veilig en correct beschreven zijn. Onder meer de volgende goederen en praktijken zijn verboden:
- namaakproducten, vervalste kaarten, counterfeit slabs of labels, herverpakte of opnieuw verzegelde producten die als origineel of ongeopend worden voorgesteld;
- proxy’s, reproducties, custom cards of niet-officiële producten die niet vooraf duidelijk en opvallend als zodanig worden aangeduid, of waarvan verkoop inbreuk maakt op intellectuele-eigendomsrechten;
- gestolen goederen, goederen met verwijderde serienummers, of producten waarvan de herkomst redelijkerwijs verdacht is;
- misleidende informatie over echtheid, staat, editie, taal, zeldzaamheid, grading, herkomst, compleetheid of marktwaarde;
- illegale, gevaarlijke, discriminerende, pornografische of anderszins ongepaste producten;
- wapens, drugs, tabak, nicotineproducten, alcohol, voedingswaren of geneesmiddelen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming en alle vereiste vergunningen;
- kansspelen, loterijen of mystery-producten die strijdig zijn met toepasselijke wetgeving of zonder vereiste toestemming worden aangeboden.
De organisator mag goederen inspecteren wanneer er een redelijke twijfel bestaat, bewijs van echtheid of herkomst vragen, verkoop onmiddellijk laten stoppen en verdachte goederen laten verwijderen. Bij een ernstige of herhaalde overtreding kan de standhouder zonder terugbetaling van het terrein worden verwijderd. De organisator kan bevoegde instanties of rechthebbenden informeren wanneer daar een wettelijke of gerechtvaardigde reden voor bestaat.
5. Verkoop, consumentenrechten en administratie
- De standhouder verkoopt in eigen naam en voor eigen rekening. De organisator is geen partij bij transacties tussen standhouder en bezoeker.
- De standhouder respecteert alle toepasselijke regels over handelspraktijken, consumentenbescherming, garantie, herroepingsrecht waar van toepassing, prijsaanduiding, boekhouding, belastingen, btw en facturatie.
- Prijzen moeten vóór de verkoop duidelijk, ondubbelzinnig en in euro worden meegedeeld. Verborgen toeslagen zijn niet toegestaan.
- De standhouder verstrekt op verzoek een geldig aankoopbewijs wanneer dit wettelijk vereist is.
- Professionele verkopers maken hun identiteit en wettelijk vereiste ondernemingsgegevens duidelijk kenbaar.
- De standhouder blijft zelf verantwoordelijk voor aangiften, vergunningen, registraties en verzekeringen die voor de eigen activiteiten nodig zijn.
6. Standplaats, inrichting en gebruik
- De organisator bepaalt de zaalindeling en exacte plaats. Vermeldingen zoals “premium” geven recht op de omschreven formule, niet op een specifieke tafel of exacte locatie, tenzij schriftelijk bevestigd.
- De standhouder blijft binnen de toegewezen oppervlakte en blokkeert geen gangpaden, deuren, brandblussers, nooduitgangen of technische installaties.
- Constructies, banners, verlichting en displays moeten stabiel, veilig en waar nodig brandvertragend zijn. Bevestiging aan muren, vloeren of infrastructuur is alleen toegestaan na toestemming.
- Elektrische toestellen en verlengkabels moeten veilig, onbeschadigd en geschikt zijn. Het aangegeven vermogen mag niet worden overschreden.
- Geluid, licht, geur of promotie mag bezoekers en andere standhouders niet onredelijk hinderen.
- De stand wordt tijdens de openingsuren voldoende bemand en ordelijk gehouden. Afval wordt correct verwijderd.
- Opbouw-, afbouw- en toegangstijden die later worden meegedeeld, moeten worden nageleefd. Vroegtijdig afbouwen is alleen toegestaan na toestemming.
7. Gedrag en personeel
- De standhouder is verantwoordelijk voor medewerkers, helpers en mede-exposanten die via zijn reservatie toegang krijgen.
- Intimidatie, agressie, discriminatie, diefstal, misleiding, ongewenste verkoopsdruk en verstoring van het evenement zijn verboden.
- Instructies van organisator, locatiebeheer, beveiliging, hulpdiensten en bevoegde autoriteiten moeten onmiddellijk worden opgevolgd.
- De organisator kan toegang weigeren of beëindigen wanneer dit redelijkerwijs nodig is voor veiligheid, orde, reputatie of naleving van deze voorwaarden.
8. Aansprakelijkheid, diefstal en verzekering
- De standhouder bewaakt zelf zijn geld, voorraad, materiaal en persoonlijke bezittingen. De organisator garandeert geen continue bewaking.
- De standhouder is aansprakelijk voor schade die hij, zijn medewerkers, zijn materiaal of zijn activiteiten veroorzaken.
- De standhouder wordt aangeraden een passende burgerlijke-aansprakelijkheids-, goederen- en diefstalverzekering af te sluiten.
- De organisator is alleen aansprakelijk voor rechtstreeks bewezen schade die het gevolg is van een toerekenbare fout van de organisator. Aansprakelijkheid wordt niet uitgesloten waar dit wettelijk niet is toegestaan, waaronder bij opzet of zware fout.
9. Beeldmateriaal en promotie
Tijdens het evenement kunnen sfeerbeelden worden gemaakt. De organisator respecteert het recht op afbeelding en gebruikt herkenbare individuele beelden niet onbeperkt zonder passende rechtsgrond. Een standhouder kan vooraf of ter plaatse gemotiveerd bezwaar maken tegen gerichte opnames. Door een logo of promotietekst aan te leveren, bevestigt de standhouder dat hij deze mag gebruiken en geeft hij de organisator toestemming om die voor de exposantenlijst en evenementpromotie te publiceren.
10. Persoonsgegevens
Persoonsgegevens worden verwerkt volgens de privacyverklaring. De standhouder deelt alleen persoonsgegevens van medewerkers of contactpersonen wanneer hij daarvoor een geldige grondslag heeft en hen passend heeft geïnformeerd.
11. Handhaving
De organisator kan bij een overtreding een waarschuwing geven, een product laten verwijderen, verkoop opschorten, toegang beperken of de deelname beëindigen. Bij de maatregel wordt rekening gehouden met ernst, bewijs, veiligheidsrisico en eventuele herhaling. Dringende maatregelen kunnen onmiddellijk worden genomen.
12. Toepasselijk recht en geschillen
Op deze voorwaarden is Belgisch recht van toepassing. Partijen proberen een geschil eerst in goed overleg op te lossen. Voor zover wettelijk toegestaan, zijn de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement waar de organisator zijn zetel heeft bevoegd. Dwingende bevoegdheidsregels blijven onverkort gelden.
13. Deelbaarheid en wijzigingen
Wanneer een bepaling ongeldig of onafdwingbaar blijkt, blijven de overige bepalingen gelden. De ongeldige bepaling wordt zoveel mogelijk vervangen door een geldige bepaling met een vergelijkbaar doel. Materiële wijzigingen worden duidelijk meegedeeld; voor reeds bevestigde reservaties gelden geen nadelige wijzigingen zonder geldige reden of akkoord, behoudens wettelijke of veiligheidsverplichtingen.