Privacyverklaring
Transparant over welke gegevens we gebruiken, waarom en welke rechten je hebt.
1. Wie is verantwoordelijk?
Music Was My First Love vzw, organisator van The Grand TCG Exchange, is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in deze verklaring worden beschreven.
Maatschappelijke zetel: Trommellaan 16, 3583 Beringen, België.
Ondernemingsnummer: 0720.568.557.
Contact voor privacyvragen of verzoeken: info@thegrandtcgexchange.be.
2. Op wie is deze verklaring van toepassing?
Deze verklaring geldt voor bezoekers van de website, ticketkopers en ticketgebruikers, standhouders en hun contactpersonen, sponsors en partners, personen die ons contacteren, en personen die herkenbaar op evenementbeelden voorkomen.
3. Welke gegevens verwerken we?
- Identificatie en contact: naam, handelsnaam, e-mailadres, telefoonnummer en communicatie.
- Ticketgegevens: bestelling, tickettype, ticket-ID, naam van de tickethouder, betaalstatus en scangegevens.
- Standhoudergegevens: gekozen formule, aantallen, medewerkers, voorzieningen, aanbod, opmerkingen, logo, website of sociale-media-account, offerte- en betaalstatus.
- Betalingsinformatie: bedrag, transactiereferentie, status en gebruikte betaalmethode. Volledige kaart- of bankgegevens worden rechtstreeks door Stripe verwerkt en worden niet door ons opgeslagen.
- Technische gegevens: noodzakelijke server- en beveiligingslogs, zoals tijdstip, aangevraagde pagina, foutmeldingen en mogelijk IP-adres of browserinformatie.
- Beeldmateriaal: foto’s en video’s die tijdens het evenement worden gemaakt.
- Vrijwillig verstrekte gegevens: alles wat je zelf in een formulier, upload of bericht opneemt.
Bezorg ons geen gevoelige persoonsgegevens tenzij dit strikt noodzakelijk is en vooraf met ons is afgestemd.
4. Doeleinden en rechtsgronden
| Doel | Rechtsgrond |
|---|---|
| Aanvragen behandelen, offertes opstellen, reservaties beheren en tickets leveren | Noodzakelijk voor precontractuele maatregelen en uitvoering van de overeenkomst |
| Betalingen verwerken, fraude voorkomen en betaalstatus registreren | Uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigd belang bij veilige betaling en fraudepreventie |
| Klantenservice, vragen, klachten en praktische communicatie | Uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigd belang bij correcte dienstverlening |
| Boekhouding, bewijsvoering en naleving van wettelijke verplichtingen | Wettelijke verplichting en gerechtvaardigd belang bij rechtsvordering en administratie |
| Websitebeveiliging, foutopsporing en misbruikpreventie | Gerechtvaardigd belang bij een veilige en betrouwbare website |
| Publicatie van logo’s en standhouderinformatie | Uitvoering van de standhouderovereenkomst en, waar nodig, toestemming |
| Gerichte promotionele foto’s of marketingcommunicatie | Toestemming of gerechtvaardigd belang, afhankelijk van context en redelijke verwachtingen |
Wanneer we ons beroepen op gerechtvaardigd belang, wegen we ons belang af tegen jouw rechten en redelijke verwachtingen. Je kunt daartegen bezwaar maken.
5. Verplichte en optionele gegevens
Velden die als verplicht zijn aangeduid, zijn nodig om je aanvraag, bestelling of vraag te behandelen. Zonder die gegevens kunnen we de gevraagde dienst mogelijk niet leveren. Optionele velden kun je leeg laten.
6. Met wie delen we gegevens?
We delen gegevens alleen wanneer dat nodig is, met passende toegang en uitsluitend voor het overeengekomen doel. Mogelijke ontvangers zijn:
- Netlify voor hosting, serverless functies, formulieren en technische logs;
- Stripe voor betalingen, fraudepreventie en transactieverwerking;
- Resend voor transactionele e-mails zoals tickets, bevestigingen en offertes;
- e-mail-, IT-, boekhoudkundige, juridische en verzekeringsdienstverleners voor zover nodig;
- locatiebeheer, beveiliging of hulpdiensten wanneer dit noodzakelijk is voor veiligheid of organisatie;
- overheidsdiensten, politie, rechtbanken of rechthebbenden wanneer de wet dit vereist of wanneer dit noodzakelijk en proportioneel is om fraude, namaak of rechteninbreuken te behandelen.
We verkopen geen persoonsgegevens.
7. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte
Sommige technische dienstverleners kunnen gegevens buiten de EER verwerken. Waar dat gebeurt, gebruiken zij een wettelijk overdrachtsmechanisme, zoals een adequaatheidsbesluit of door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen, voor zover vereist. Meer informatie kan worden opgevraagd via ons contactadres.
8. Hoe lang bewaren we gegevens?
- Niet-goedgekeurde of ingetrokken standhouderaanvragen: in beginsel maximaal 12 maanden na de beslissing, tenzij langer nodig voor een geschil of fraudeonderzoek.
- Goedgekeurde standhouders, offertes en overeenkomsten: gedurende het evenement en daarna zolang nodig voor boekhouding, wettelijke verplichtingen en eventuele geschillen.
- Ticket- en betalingsadministratie: zolang nodig voor toegang, klantenservice, fraudepreventie, boekhouding en wettelijke bewaarplichten.
- Contactberichten: doorgaans maximaal 24 maanden na de laatste inhoudelijke communicatie.
- Technische en beveiligingslogs: zo kort mogelijk en volgens de bewaartermijnen van de betrokken dienstverlener, behalve wanneer langer bewaren nodig is voor onderzoek naar misbruik of incidenten.
- Promotioneel beeldmateriaal: zolang het relevant is voor verslaggeving en promotie van het evenement, rekening houdend met redelijke bezwaren en het recht op afbeelding.
Gegevens kunnen langer worden bewaard wanneer een wettelijke verplichting, lopend geschil, fraudeonderzoek of rechtsvordering dat vereist.
9. Foto’s en video tijdens het evenement
Op het evenement kunnen overzichts- en sfeerbeelden worden gemaakt. We houden rekening met het Belgische recht op afbeelding en de AVG. Voor gerichte, herkenbare portretten die voor promotie worden gebruikt, vragen we waar passend toestemming of bieden we een reële mogelijkheid om bezwaar te maken. Je kunt vooraf of ter plaatse aan de organisatie melden dat je niet herkenbaar in promotioneel beeld wilt komen; we proberen daar redelijkerwijs rekening mee te houden.
10. Jouw rechten
Je hebt, afhankelijk van de situatie, recht op:
- inzage in je persoonsgegevens;
- verbetering van onjuiste of onvolledige gegevens;
- wissing van gegevens;
- beperking van de verwerking;
- bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang;
- overdraagbaarheid van gegevens die je zelf verstrekte;
- intrekking van toestemming, zonder dat dit eerdere verwerking onrechtmatig maakt;
- een klacht bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.
Stuur een verzoek naar info@thegrandtcgexchange.be. We kunnen redelijke informatie vragen om je identiteit te controleren. We antwoorden in principe binnen één maand, behoudens een wettelijk toegestane verlenging.
11. Klacht indienen
Je kunt een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit. We vragen je om ons eerst te contacteren zodat we het probleem waar mogelijk rechtstreeks kunnen oplossen, maar dit beperkt je recht om meteen een klacht in te dienen niet.
12. Geautomatiseerde besluitvorming
We nemen geen beslissingen met rechtsgevolgen uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking. Stripe kan wel geautomatiseerde fraudedetectie toepassen als zelfstandige of gezamenlijke dienstverlener volgens zijn eigen privacy-informatie.
13. Beveiliging
We nemen redelijke technische en organisatorische maatregelen, zoals toegangsbeperking, geheime API-sleutels, versleutelde verbindingen en het beperken van gegevens tot wat nodig is. Geen enkel systeem is volledig risicoloos. Bij een relevant beveiligingsincident volgen we de toepasselijke meld- en informatieverplichtingen.
14. Cookies en lokale opslag
De website gebruikt technisch noodzakelijke browseropslag voor functies zoals de adminsessie en kan noodzakelijke beveiligings- of betalingscookies van dienstverleners gebruiken. Niet-noodzakelijke analytische of marketingcookies worden niet geplaatst zonder de vereiste informatie en toestemming. Wanneer dit gebruik verandert, wordt de cookie-informatie bijgewerkt.
15. Wijzigingen
We kunnen deze verklaring aanpassen wanneer de website, dienstverleners of wetgeving veranderen. De actuele versie en wijzigingsdatum staan op deze pagina. Bij ingrijpende wijzigingen informeren we betrokkenen waar dit redelijk en wettelijk vereist is.